PROCESI, ORGANIZACIJA… I ŠTO SHAKESPEARE IMA S TIM?
Nedavno sam u blogu Nove tehnologije i stari procesi – oksimoron odjevne industrije pisala o uobičajenoj praksi u hrvatskoj modnoj i odjevnoj industriji, gdje se prilično intenzivno uvodi nova (uglavnom ICT) tehnologija, ali se pritom ne reorganiziraju procesi rada.
Općenito, uspjeh uvođenja nove tehnologije ovisi o jasno definiranim razlozima promjena te ciljevima uvođenja kao i njihovoj mjerljivosti. Dakle, potrebno je imati definirano stanje procesa prije i poslije uvođenja nove tehnologije te očekivanu dodanu vrijednost koju takva tehnologija generira.
No, taj uvjet u odjevnoj industriji često nije zadovoljen, pa su nove tehnologije u pravilu uvode kao ispunjenje stavke s popisa želja, umjesto kao rezultat dubinske analize.
Moglo bi se zaključiti, parafraziramo li Shakespeare-a, da je nešto trulo u hrvatskoj odjevnoj industriji. Zanimljivo, i mnogi drugi citati Williama Shakespeare-a su više nego aktualni i primjenjivi na stanje u ovoj, problemima opterećenoj, industrijskoj grani.
Od svih do sada opisanih problema odjevne i modne industrije prednjače nedostatak vizije te organizacijskih i upravljačkih znanja.
Posljedica je to činjenice da ozbiljni i sposobni menadžeri u velikom luku zaobilaze našu industriju. Logično je da nije atraktivno biti menadžer ili izvršni direktor tvrtke u odjevnoj industriji, s obzirom na to koliko je ta industrija potonula u ovom tisućljeću te se nalazi na niskim granama u smislu njezine profitabilnosti i održivosti.
Ujedno, situacija je takva i zbog činjenice da se na cijelu industriju gleda samo kao na tvornicu koja nešto za nekog proizvodi, umjesto da se sagleda kao biznis u kojem se otvaraju prilike za brojne profesije i profile stručnjaka.
Parafraziramo li Shakespeare-a, moglo bi se zaključiti da je nešto trulo u hrvatskoj odjevnoj industriji.
Kako smo došli do toga?
Sigurno je da je ova radno intenzivna industrija platila danak velikim tržišnim i tehnološkim promjenama u zadnjih pedesetak godina, kao i, posljedično, sve manjoj ponudi stručne radne snage na tržištu rada.
Uz to, svaka se industrija, pa tako i odjevna, temelji na procesima, njihovom organiziranju i upravljanju, a o tome se u domaćoj odjevnoj industriji i modnim tvrtkama malo govori, malo zna i još manje primjenjuje.
Zato bih ovaj blog posvetila tome da bar pokušamo razjasniti tri najčešća pojma koji su ishodište poslovnih aktivnosti. To su: PROCESI, ORGANIZACIJA RADA I UPRAVLJANJE PROCESIMA.
U ovom blogu se koncentriramo mahom na procese izravno uključene u stvaranje proizvoda i usluga – to su tzv. ključni operativni procesi.
PROCESI
Procesi su „…poslovne aktivnosti koje počinju postavljanjem cilja ili zadatka, a završavaju postizanjem cilja, odnosno dovršenjem zadatka, a kojim se pruža neka vrijednost potrošaču“, da citiram lijepo opisanu definiciju u odličnom BizBlogu Snježane Bahtijari, kojeg možete pročitati na portalu Poslovni FM: Što su to procesi i zašto su nam toliko važni u poslu, kao i u životu? – poslovniFM.
Riječ proces ima svoj korijen u latinskoj riječi „processus“, što znači „ići prema naprijed“.
Pojednostavljeno: Proces predstavlja ukupni zbroj koraka i aktivnosti koji vode do realizacije nekog zadatka, u poslu, ali i u svakodnevnom životu.
Dobar primjer procesa su npr. recepti, u kojima su opisani koraci od nabavke namirnica do svake faze postupka koji vodi ka gotovom jelu.
Ili, drugi primjer iz naše industrije: Procesu proizvodnje mora prethoditi niz drugih procesa – od istraživanja tržišta i dizajna odjeće, preko procesa razvoja proizvoda do pripreme za proizvodnju, kako bi proizvodnja odjeće bila efikasna i rentabilna.
Svaki i najmanji proces u poslu je važan i netko ga treba odraditi. No, nije svejedno hoće li se posao raditi na ovaj ili onaj način, jer različiti pristupi nose različite ishode. Dobar proces rada je onaj koji je raspisan tako da na najbrži, najlakši i najjeftiniji način donosi najbolji rezultat za tvrtku i krajnjeg korisnika proizvoda ili usluge.
Kako se i sama odjevna industrija ubrzano mijenja, mijenjaju se i njezini procesi. Zato ih treba stalno analizirati, preslagivati, mijenjati ili odbacivati – ovisno o tome što se novoga uvodi u proces.
Loše je zadržati stare procese kao da se ništa nije dogodilo. Procesi nisu svete krave! Oni su živi i s vremena na vrijeme moraju se ažurirati.
Snježana Bahtijari – https://www.poslovnifm.com/Poslovni FM
Zanimljivo je da domaća odjevna industrija muku muči s većinom svojih operativnih procesa, dok su sami tehnološki procesi proizvodnje odjeće uglavnom jako dobro definirani i posloženi. Oni su ključni za efikasnost proizvodnje, u kojoj svaki pokret radnika troši neko vrijeme, a svaka sekunda rada ima neku vrijednost. Ako se redoslijed procesa (operacija rada) ispravno organizira za svakog radnika, ako on svoje operacije rada uvježba do očekivane kvalitete, tada tehnološki proces sudjeluje kao predviđeni trošak u cijeni proizvoda, a tvrtka na kraju ostvaruje zaradu.
Kad bismo na isti način pristupili razradi procesa za sve poslove neke odjevne tvrtke izvan proizvodnog pogona, kao što su poslovi dizajna, konstrukcije krojeva, pripreme, prodaje, marketinga, skladišta, distribucije i sl., dobili bismo procese po kojima se redovno obavlja posao u nekoj odjevnoj tvrtki.
Prvo bismo trebali detaljno razraditi i raspisati procese dizajniranja odjeće: od same ideje/dizajnerskog zadatka, preko pronalaženja tkanina i pribora, crtanja skica/slika, suradnje s razvojnim osobljem na izradi krojeva i pripremi prototipova… sve do prezentiranja dizajniranih modela dijelu tvrtke koji se bavi komercijalnim poslovima ili vanjskim klijentima. (vidi sliku dolje: iz nje je vidljivo da se proces dizajniranja sastoji od niza manjih procesa, a oni opet od niza manjih aktivnosti, koji dobro posloženi zajedno donose rezultat)
Primjer razrađenog procesa dizajniranja u odjevnoj industriji
Zatim bi trebalo detaljno raspisati procese konstrukcije krojeva odjeće, razvoja odjevnog proizvoda kroz traganje za formom, definiranje mjera odjevnog predmeta i željenog pristajanja, analiziranja svojstava tkanina i njihov utjecaj na zamišljeni odjevni predmet, modeliranje krojeva i, kasnije, gradiranje na predviđeni niz veličina. Svaki od tih koraka se sastoji od više manjih procesa koji zajedno stvaraju određeni tijek.
Također bismo raspisali korake koji čine proces izrade prototipova i dokumentacije modela, za definiranje veličina, rješavanja pitanja tehničke i tehnološke izvedbe u suradnji s dizajnerom i s druge strane, s proizvodnim osobljem.
U dijelu prodaje bi se procesi prezentiranja dizajna i procesi prodaje sinergijski združili, kako bi se prodaji i marketingu prenijele vrijednosti koje sadrže novo dizajnirani proizvodi. I tako dalje.
To bi bili interni poslovni procesi neke odjevne tvrtke. U tom bi slučaju svako radno mjesto bilo opisano određenim brojem procesa, bez obzira tko ga obavlja. Čak i novi zaposlenik bi se lako uklopio na takvo radno mjesto. Kako? Jednostavno bi se zaposleniku uručio interni dokument „Opis procesa za radno mjesto XY“, iz kojega on može upoznati i uvježbati svoje radne zadatke te – uz malo mentoriranja – vrlo brzo savladati svoj posao.
Ipak, za današnju hrvatsku odjevnu i modnu industriju, promišljeni i raspisani procesi rada i dalje su nepoznanica.
Tranzicijsko razdoblje dugo 30 godina je iz odjevne industrije otpuhalo prethodni sustav rada i tadašnje dobro upravljanje procesima, a ostavilo samo neke njegove segmente.
To je rezultiralo činjenicom da se posao i danas obavlja na nekadašnji način, iako to više ne odgovara zahtjevima nastalim nakon što su tektonske promjene zahvatile našu industriju, mahom u ovom tisućljeću.
Organizacija rada koja se temelji na takvim procesima je krnja, rastrgana, puna rupa i nelogičnosti, što u praksi dovodi do industrije u kojoj se stalno ide korak naprijed – natrag dva, odnosno do njenog nazadovanja u gotovo svakom pogledu. Doslovno, situacija je alarmantna. Da ponovno parafraziram Shakespeare-a: biti ili ne biti, pitanje je sad
Isto tako, procesi nisu sebi svrha. Ako nisu potrebni u novoj vrsti posla ili djelatnosti, treba ih ukinuti.
(Snježana Bahtijari za PoslovniFM)
Da zaključim: Procesi rada su dobro opisani, logični i provjereni elementi organizacije rada, odnosno aktivnosti prema kojima svaki pojedinac odrađuje svoj zadatak s ciljem stvaranja dodane vrijednosti za potrošača.
Važno je spomenuti i to da se procesima detaljno opisuje radno mjesto, određuje njegov opseg i definira odgovornost za izvršeni posao, a time se utvrđuje status i, u konačnici, plaća zaposlenika.
ORGANIZACIJA PROCESA
Pojednostavljeno, organizacija rada neke tvrtke (a osobito proizvodne tvrtke) je slijedom određeni shematski prikaz procesa rada.
To bi značilo promišljeni, dogovoreni i organizirani slijed rada u kojem više procesa kroz više radnih mjesta u sinergiji doprinosi postizanju nekog cilja, odnosno izvršavanju nekog zadatka unutar tvornice/tvrtke ili izvan nje.
(Ovaj blog nema za cilj tumačiti definiciju organizacije rada, nego čitatelja uvesti u temu, kako bi razumio u kojoj mjeri svaki pa i najmanji element utječe na cjelinu.)
Primjer:
Snježana bahtijari
Zamjena kotača na bolidu
To je pravi primjer na kojem se može svladati prva lekcija o važnosti procesnog rada koju sam svojevremeno i sama prošla svjedočeći osuvremenjivanju jednoga proizvodnog procesa. Na tom se primjeru jako dobro vidi koliko kvalitetan proces ubrzava proizvodnju i doprinosi kvalitetnom rezultatu. A sve je počelo raspisivanjem procesa, podjelom zadataka, specijalizacijom i vježbom članova tima da mogu kvalitetno odraditi svoj dio posla. Također je postojala osoba koja je vidjela širu sliku i na čiji je znak natjecatelj, slikovito rečeno, mogao izvesti bolid iz boksa i vratiti ga na stazu. Bez ovoga standardiziranog i dobro uvježbanog procesa, zamjena kotača trajala bi predugo i vozač, ma kako vješt i spreman bio, ne bi imao šansu biti među najboljima.
Što su to procesi i zašto su nam toliko važni u poslu, kao i u životu? – poslovniFM
Jednako kao i sa procesima, ili baš zbog njihovog nedostatka, organizacija rada kod većine današnjih modnih ili odjevnih tvrtki nije jednosmjerna i samim time je neefikasna.
No, zaposlenici u domaćim odjevnim tvrtkama su se – silom prilika – naučili snalaziti, pa nedostatak razrađenih procesa i krnju organizaciju rada nadoknađuju velikom uloženom energijom, znanjem i iskustvom, kako bi se ipak došlo do onog cilja s početka priče – do rezultata rada i vrijednosti za potrošača.
Takav način rada je opterećen dvosmjernim kretanjem, nejasnoćama, bezbrojnim telefonskim razgovorima, nezadovoljstvom i ogromnim stresom, koji rezultira gubitkom vrijednosti za potrošača, za tvrtku, ali i stalnog gubitka zaposlenika (zbog njihove učestale fluktuacije ali i drastičnog pada interesa za zanimanja iz tekstilne i odjevne struke).
Ostaje nam za zaključiti da tako ostvareni rezultat teško može biti konkurentan u odnosu na tvrtku koja sve svoje procese ima posložene i upakirane u smislenu, jednosmjernu organizaciju rada, koji se odrađuju bez većih nepoznanica i bez stresa za većinu zaposlenih. I u toj spoznaji leži dio odgovora na vječno šekspirovsko pitanje „što je trulo… u domaćoj odjevnoj industriji?“
UPRAVLJANJE PROCESIMA
Upravljanje poslovnim procesima ili BPM (business proces management) je ključni posao uprave svake tvrtke, a odnosi se na stalnu analizu i poboljšanje poslovnih procesa, te u skladu s tim, preslagivanje organizacijskih tijekova. Ovom prilikom ću se koncentrirati mahom na ključne (u našoj industriji- operativne) poslovne procese.
To su oni koji su uključeni u stvaranje proizvoda: dizajn i razvoj odjevnih proizvoda, priprema za proizvodnju odjeće i proizvodnja odjeće sama. Pritom nećemo ulaziti u ostale segmente poslovanja (upravljački procesi, procesi podrške i sl), iako se svi procesi moraju sinergijski prožeti da bi se ostvarili ciljevi svake, pa tako i odjevne, tvrtke.
Zamjena guma na bolidu Formule 1 – primjer dobro raspisanih i uvježbanih procesa
No, u svojoj dosadašnjoj konzultantskoj praksi imam drugačija iskustva. Kad bi u odjevnim tvrtkama analizirali postojeće i uobličili nove operativne procese, te ih na novi način organizirali, problem njihove primjene bi, paradoksalno, nastao baš u upravama. Istim tim upravama koje su angažirale mene ili neke druge konzultante da im pomognu reorganizirati procese.
Kako to? Možda se može objasniti strahom od promjene, možda nedostatkom znanja, katkad čak i nedostatkom interesa („…o tome neka odlučuje struka…“).
Međutim, bez dubokog uvida u to što će se u procesima i njihovoj organizaciji promijeniti, na koji način će se promjena integrirati u cjelinu i zašto se uopće promjena događa – uprava nije u mogućnosti donositi jasne odluke niti prilagoditi poslovanje novonastalim uvjetima.
Najčešća posljedica: promjena je vidljiva, procesi su raspisani, organizacija rada razrađena, zaposlenicima su presložena radna mjesta – ali uprava radi po starom.
A onda nastaju problemi, nejasnoće, ljutnja, čak i naknadno neodobravanje konzultantskih prijedloga i – malo po malo – vraćanje na staro.
U odjevnoj industriji – osim u malom broju dobro organiziranih tvrtki – ovakav pristup je svakodnevica. Ne samo da se struka ne poštuje (odnosno, intenzivno degradira), nego postoji i ozbiljan problem nedostatka iskusnih visokoobrazovanih kadrova (dizajnera i inženjera) koji su u stanju procese obrazložiti, provesti i „braniti“ na razini uprave. Tako se već desetljećima vrtimo u krug, a odjevna industrija propada.
I još jedna parafraza na sjajnu šekspirovsku misao: Ništa ne može nastati ni iz čega, pa tako niti promjena na bolje. Trebamo se pokrenuti…
NOVE TEHNOLOGIJE i STARI PROCESI
I sada dolazimo do ključnog problema kojeg bi trebalo riješiti.
Uvođenje novih tehnologija na postojeće, nedorečene organizacijske procese, kao uobičajena praksa u domaćoj odjevnoj industriji, postaje problem sam za sebe. Zašto?
Zato jer polazimo od krive logike kod uvođenja nove tehnologije, a ta je da će tehnologija sama mijenjati procese! Naravno, neke procese tehnologija preoblikuje, neke sažima do neprepoznatljivosti, a neke – po logici stvari – odbacuje.
Procese najprije trebamo urediti, a tek ih onda digitalizirati. Naime, ICT-tehnologija učinit će da su posljedice loših procesa vidljive i mjerljive, a same probleme neće riješiti.
Snježana Bahtijari za PoslovniFM
Jer, ako nova tehnologija ne oblikuje procese, ne skraćuje rad, ne olakšava ga, na pojeftinjuje, ne stvara dodatnu vrijednost – onda nije problem u tehnologiji nego u procesima koje smo digitalizirali.
Ako na naše nedovoljno posložene procese (koje ni sami ne razumijemo iako ih obavljamo) sada uvodimo novu tehnologiju, kako će se to odraziti na te procese? Kako na organizaciju rada? Kako ne interakciju s drugim segmentima poslovanja?
Tek kada su procesi kvalitetni, digitalizacija ima smisla. Ukupni je rezultat bolji, štedimo vrijeme, resurse i novac.
Snježana Bahtijari za PoslovniFM
I, kako ćemo znati jesmo li uvođenjem nove tehnologije napravili korak naprijed ili korak nazad u obavljanju ključnih, operativnih poslovnih procesa s ciljem donošenja veće vrijednosti potrošaču i rastu i razvoju tvrtke?
To su neka od ključnih pitanja na koja ćemo pokušati dati odgovore kroz nekoliko primjera u sljedećem blogu.
Čitamo se?
